Zeit ist Geld: 5 nützliche Zeiterfassungstools

Wer hat an der Uhr gedreht? Nach produktiven Arbeitstagen rennt einem die Zeit oft davon – wenn es etwas ruhiger wird, vergeht sie nicht schnell genug. So oder so: Zu wissen, wie lang man für einen Auftrag braucht, ist immer sinnvoll. Wir haben 5 Zeiterfassungstools auf Herz und Nieren getestet. Wir haben diesen Beitrag 2020 upgedatet!

How to

#1 Clockodo

Auf einer übersichtlichen Startseite hat man sofort im Blick, wie viele Stunden für welche Arbeitsbereiche oder Projekte in einem bestimmten Zeitraum aufgewendet wurden. Zeiten werden immer einem Kunden und wahlweise einem Projekt zugeordnet. Einzeln angelegte Projekte, wie z.B. „Website-Launch für Kunden XY“, können hinsichtlich Zeit und Budget genauer unter die Lupe genommen werden.

Mithilfe einer Stoppuhr werden die Aufgaben während der Ausführung erfasst, pausiert und gestoppt. Vergisst man einmal auf die Stoppuhr oder übersieht vor lauter Stress die Zeiterfassung, können die Zeiten manuell nachgetragen werden.

Es ist zusätzlich möglich, für jeden Mitarbeiter detaillierte Auswertungen zu Punkten wie Urlaubskontingent, Abwesenheiten, Soll-Arbeitszeit, Feiertage, etc. zu erstellen. Große Symbole erleichtern das Zurechtfinden und der programmeigene Blog thematisiert u.a. einzelne Bedienungsschritte.

Das Tool kann auch als Schnittstelle für die Rechnungserstellung, Lohnabrechnung und API verwendet werden. In Kombination mit Buchhaltungstools wie Billomat oder easybill ist das ganz einfach.

Clockodo Vorteile:

• Fast sekundengenaue Erfassung der Arbeitszeit mittels Stoppuhr
• Zeiten können von unterwegs via Smartphone-App erfasst werden
• Detaillierte Mitarbeiterberichte (zu Überstunden, Urlaubszeiten, Krankenstände, Pausen, etc.)
• Urlaubskalender, der Abwesenheiten im Überblick behält
• Genehmigen oder Ablehnen von Abwesenheiten über das Tool möglich
• Detaillierte Erfassung von Stunden und Budget pro Projekt

Kosten:
Testphase: 14 Tage kostenlos mit allen Funktionen und beliebig vielen Mitarbeitern.
Danach: ab 6,50 Euro pro Monat pro Nutzer.
Ab dem 11. Mitarbeiter zahlt man nur noch 3,50 Euro pro Monat. Der Preis beinhaltet alle Funktionen, Smartphone Apps, persönlichen Support und ist monatlich kündbar.

Für wen geeignet?
Freiberufler, kleine und mittlere Unternehmen

#2 mite

mite bezeichnet Zeiterfassung als „eine gern gehasste Notwendigkeit, deren Nervfaktor mite den Kampf ansagt.“ Die Startseite ist im Vergleich zu Clockodo etwas einfacher gestrickt – es bietet weniger Auswahlfunktionen und somit mehr Überblick. Lediglich die Buttons „Zeit erfassen“, „Reports“, „Kunden“, „Projekte“ und „Leistungen“ sind auf der Startseite ersichtlich. Das Anlegen von Kunden, Projekten und Leistungen erweist sich als kinderleicht.

Die Arbeitszeit wird manuell und mittels Stoppuhr erfasst. Die Stoppuhr ist bei mite jedoch nicht so präsent, wie bei Clockodo. Die Zeiterfassung ist auch von unterwegs via Smartphone–App möglich.

Mithilfe von diversen Add-ons kann das  Tool auch außer Haus einwandfrei bedient werden. Mit mite.desk wird die Zeit beispielsweise unkompliziert vom Windows-Desktop aus erfasst und auch Twitter kann mit mite gematcht werden, sodass direkt von Twitter aus per Direct Message die Zeiten festgehalten werden.

Zusätzlich sorgen Applikationen wie easybill (importiert Zeiten aus mite als Rechnungsposten) oder Carmine (Fahrtenbuch) für ein individuelles und effektives Zeiterfassen, das mit anderen Unternehmensbereichen kombiniert werden kann.

Es ist außerdem möglich, Kunden auf Projektebene einen speziellen Zugang freizuschalten. Über einen geheimen Link können die Zeiten einzelner Projekte eingesehen, jedoch nicht verändert werden.

mite Vorteile:


• Fast sekundengenaue Erfassung der Arbeitszeit mittels Stoppuhr
• Detaillierte Mitarbeiterberichte (zu Arbeitszeiten, Projekten, etc.)
• Einfache und nutzerfreundliche Bedienung
• Breite Schnittstelle zu anderen Unternehmenstools

Kosten:

Testphase: 30 Tage kostenlos mit allen Funktionen und beliebig vielen Mitarbeitern
Danach: 5 Euro pro Monat pro Nutzer. mite verspricht kein Kleingedrucktes und somit keine verstecken Gebühren Der Vertrag ist monatlich kündbar.

Für wen geeignet?
Freiberufler und kleinere Teams: Werbeagenturen, Architekten, Rechtsanwälte, Designer, usw.

Schon gelesen? Nützliche Online-Tools für Start Ups

#3 Timr

Beim ersten Einloggen erinnert die Benutzeroberfläche ein bisschen an Windows 95 und ist dementsprechend auch einfach strukturiert.

Die Timr-App muss von jedem Mitarbeiter auf dem Handy installiert werden. Dadurch bekommen Vorgesetzte einen Live-Überblick, woran ihre Mitarbeiter gerade arbeiten. Die Arbeits- und Projektzeiten werden direkt an den Server übermittelt. Somit sind Abrechnungen sofort bei Projektende möglich und eine saubere Projektdokumentation ist gegeben.

Die App funktioniert auch an Orten, an denen es keinen Mobilfunkempfang und keine Internetverbindung gibt. Sobald sich das Handy wieder mit einem Netz verbindet, werden die Daten automatisch und im Hintergrund mit dem Server abgeglichen.

Das Führen eines Fahrtenbuches ist mit Timr ebenfalls möglich. Durch die automatische Fahrtenbuchlösung „Tour“ erspart man sich händisches Notieren von Kilometerständen, Start- und Zielorten und Fahrtrouten. Per Knopfdruck werden die Fahrten mittels GPS vollautomatisch erfasst.

Das Fahrtenbuch kann mit Timr auch manuell geführt werden. Auf dem Smartphone ist es möglich, den Standort eines Mitarbeiters festzuhalten. Per Knopfdruck werden durch die GPS Positionserfassung beim Starten und Beenden eines Eintrags die Geodaten automatisch in die Start- bzw. Zieladresse umgewandelt.

Timr Vorteile:

• Integriertes Fahrtenbuch
• Zeitaufzeichnungen und Fahrtenbücher werden zentral verwaltet
• Live-Überblick, woran Mitarbeiter gerade arbeiten
• Abrechnungen sofort nach Projektende möglich

Kosten:

Testphase: 30 Tage kostenlos mit allen Funktionen.
Danach: Preismodell mit unterschiedlichen Kategorien, z.B. ab 8 Euro pro Monat pro Benutzer.

Für wen geeignet?

Unternehmen mit 5 bis 250 Mitarbeitern

#4 TimeTac

TimeTac bietet alle notwendigen Tools zur Arbeits- und Projektzeiterfassung sowie eine Urlaubsverwaltung und als Zusatzprodukt eine Personaleinsatzplanung. Die Startseite wirkt auf den ersten Blick komplex, ist jedoch auf den zweiten Blick total übersichtlich strukturiert.

In der Stundenabrechnung können die gearbeiteten Stunden mit den Sollstunden vergleichen und Tagessaldi und Überstunden überprüft werden.

Mithilfe einer Statusübersicht sieht man wer aktuell arbeitet, abwesend ist, oder vergessen hat seine Pausen einzuhalten. Bei der TimeTac Arbeitszeiterfassung ist es außerdem möglich, Leerzeiten wie Raucherpausen gesondert zu erfassen. Die Stundenabrechnungen beinhalten somit nur noch die tatsächliche Arbeitszeit.

Ein Highlight ist der Kalender, der Arbeitszeiten, Pausen, Urlaube, etc. gesammelt anzeigt. Somit können Zeitbuchungen einfach kontrolliert und etwaige Anpassungen vorgenommen werden. Im zusätzlichen Urlaubsplaner ist der bereits genehmigte und konsumierte Urlaub ersichtlich und als „Zuckerl“ kann über das Tool auch Urlaub beantragt werden.

Daten von bestehenden Software-Tools, wie Projektmanagement oder Warenwirtschaftssystemen, können kinderleicht durch Import-Schnittstellen übernommen werden. Ein programmeigener Blog informiert außerdem zu Themen wie Zeit- und Projektmanagement sowie Hilfestellungen zu TimeTac selbst. Zusatzleistungen sind u.a. die Accounteinrichtung durch erfahrene Mitarbeiter oder diverse Programmschulungen.

TimeTac Vorteile:


• Fast sekundengenaue Erfassung der Arbeitszeit mittels Stoppuhr
• Professionelle Aufmachung und übersichtliche Struktur
• Kalender, in dem alle Zeiten eingetragen werden
• Einfaches Antragsmanagement

Kosten:
Testphase: 30 Tage kostenlos mit allen Funktionen.
Danach: Je nach gewünschter Funktion ist ein anderes Preismodell verfügbar, z.B. Arbeitszeiterfassung für 3,50 Euro, Projektzeiterfassung für 8,00 Euro oder Urlaubsverwaltung für 1,50 Euro pro Mitarbeiter pro Monat. Die monatliche Basisgebühr je Firmenaccount beträgt 15,00 Euro (inkl. Technik, Wartung, Support und laufende Updates). Der Vertrag ist monatlich kündbar.

Für wen geeignet?
Unternehmen mit mehreren Teams. Upgrade-Lösung für Konzerne verfügbar.

#5 Qlaqs

Anders als bei den bisher beschriebenen Tools, gliedert Qlaqs seine Funktionen in vier Apps, die unabhängig von einander verwendet werden können: Timesheet (Zeiterfassung), Route (Fahrtenbuch), Timegate (flexibles Zeiterfassungsterminal) und Scan (mobiler Scanner für z.B. Dokumente). Alle vier Anwendungen lassen sich miteinander synchronisieren und ergeben eine große Funktionsvielfalt.

Die Gratis-Version hat folgende Einschränkungen: Synchronisation nur noch zwischen einem mobilen Gerät und dem Qlaqs WebCenter möglich, kein PDF Reporting, Abschaltung der Teamfunktion und in den Reportingansichten werden nur noch Daten der letzten sechs Wochen angezeigt.

Ziemlich praktisch ist die automatische Zeiterfassung. In den Apps werden Orte festgelegt, an denen man an eine Zeiterfassung erinnert werden möchte. Dadurch vergisst man nie die rechtzeitige und korrekte Zeiterfassung. Das Ganze geschieht durch WLAN Kennung, Ortungsfunktion, Bluetooth oder NFC (Near Field Communication). Im Prinzip können Mitarbeiter jedes NFC-fähige Smartphone als “Stechuhr” nutzen.

Ein tolles Feature für Projektleiter ist, dass sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in der Timegate App auf die entsprechenden Projekte und Tätigkeiten buchen können. Mithilfe der Scan-App werden außerdem Belege, Dokumente, Verträge, Notizen und Visitenkarten digitalisiert und in der App unterschrieben.

Qlaqs bietet für Einsteiger Workshops, Screendesigns und Vorschläge für eine spätere Umsetzung.

Qlaqs Vorteile:


• Fast sekundengenaue Erfassung der Arbeitszeit mittels Stoppuhr
• Unterschiedliche Apps für unterschiedliche Bedürfnisse
• Scannen von Dokumenten aller Art von unterwegs aus

Kosten:

Testphase: 30 Tage kostenlos mit allen Funktionen.
Danach: Der Pro-Account kostet 5 Euro pro Nutzer und Monat.

Für wen geeignet?

Freiberufler, kleine Teams und mittelständische Unternehmen.

Fazit

Man muss konsequent dahinter sein, bei jeder Aufgabe die Stoppuhr zu drücken bzw. sich Start- und Endzeiten zu merken. Das kann im Arbeitsalltag oft untergehen. Zeiten können zwar nachgetragen werden, aber am Ende des Arbeitstages weiß man oft nicht mehr ganz genau, wie viele Stunden für welches Projekt bzw. für welchen Kunden aufgewendet wurden. Für genaue und ausdauernde Mitarbeiter sind Zeiterfassungstools mit Sicherheit eine bereichernde und effiziente Alternative zu Excel-Sheets.

Fotoquellen: Screenshots aus allen Programmen