Zeiterfassungstools für Startups II

Zeit ist Geld! Und eure Zeit ist euch sehr wichtig – das zeigt uns unsere Google Analytics Auswertung. Der drei Jahre alte Beitrag zu diesem Thema zählt nämlich zu den meist gelesenen Artikeln. Nun folgt das Update.

How to

Aber zuerst einmal zu den rechtlichen Grundlagen: In Österreich ist jede*r Arbeitgeber*in verpflichtet, die Arbeitszeit seiner Arbeitnehmer*innen aufzuzeichnen – vom EPU über Startups bis hin zu Großkonzernen trifft das auf alle zu. Denn die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber müssen überwachen und gegebenenfalls beweisen können, ob die Mitarbeiter*innen die im Arbeitszeitgesetz geregelten Vorschriften einhalten. Ihr solltet also einen Plan haben, wie ihr in eurem Startup die Zeiterfassung regeln wollt.

Das Gesetz sieht keine konkrete Form vor, wie die Zeiterfassung geschehen soll. Dokumentiert werden muss der Beginn und das Ende des Arbeitstages, alle Pausen, sowie die Summe der täglichen und wöchentlichen Arbeits- und Pausenzeit. Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit muss also nachweisbar sein. Weitere Informationen zu den Vorgaben findet ihr bei der Wirtschaftskammer oder auch bei finanz.at.

Wir möchten euch eine Entscheidungshilfe mitgeben und stellen euch deswegen fünf Tools genauer vor. Dies geschieht in alphabetischer Reihenfolge, da wir hier keine Wertung vornehmen können und möchten.

Absence – für die, die gerne alles in einem Tool vereint haben

Absence vereint Arbeitszeiterfassung, Urlaubsplaner, Fehlzeitmanagement und digitale Personalakte in einem Tool. Dabei können die unterschiedlichen Funktionen in Paketen kombiniert werden. Zum Basispaket gehören Urlaubsplaner und Fehlzeitenmanagement, Zeiterfassung und digitale Personalakte sind optionale Zusatzpakete. Auch die Installation eines Hardware-Terminals für einfaches Ein- und Ausstempeln kann dazu genommen werden.

Vorteile:

• sehr einfach zu bedienen
• sehr übersichtlich gestaltet
• damit können alle in Österreich arbeitsrechtlichen Vorgaben eingestellt bzw. getrackt werden
• Verwaltung von An- und Abwesenheiten in einem Tool
• in Office 365, Google und Slack integrierbar
• gibt es auch als App
• digitale Personalverwaltung ist möglich
• Hardware-Terminal ist möglich

Kosten:

• 30 Tage kostenlos testen
• 1,50 € pro Monat und Nutzer*in für das Basispaket Urlaubsplaner und Fehlzeitenmanagement
• optional: 1,50 € pro Monat und Nutzer*in für das Zusatzpaket Digitale Personalakte
• optional: 1,50 € pro Monat und Nutzer*in für das Zusatzpaket Zeiterfassung ohne Hardware-Terminal
• optional: 2,00 € pro Monat und Nutzer*in für das Zusatzpaket Zeiterfassung mit Hardware-Terminal

www.absence.io

Google Tabellen – für die, die kein Geld ausgeben wollen und ein bisschen Arbeit nicht scheuen

Google Tabellen musst du zwar selbst aufsetzen, damit kannst du aber alles einstellen, was du brauchst und möchtest. Und das beste: es kostet nichts. Wir wollen dir aber nichts vormachen, denn du musst dich schon ziemlich in die arbeitszeitgesetzlichen Regelungen einarbeiten. Das heißt, du musst wissen, wie du Tagesarbeitszeiten, Urlaubsansprüche, Zeitausgleich-Regelungen und vieles mehr ausrechnest. Da Förderungen ein Mittel zur Finanzierung von Startups sind, kannst du auch für Förderanträge und -abrechnungen in der Tabelle alle betreffenden Werte und Formatierungen einstellen. Damit ersparst du dir langfristig eine Menge Arbeit.

Am besten legst du für dein Startup einen Google Drive Ordner an. Dann bekommt jedes Teammitglied eine eigene Zeitaufzeichnungs-Tabelle für jedes Jahr. Pro Monat brauchst du dann noch ein Arbeitsblatt mit Soll und Ist. Deine Mitarbeiter*innen können dort dann Beginn und Ende der Arbeitszeiten und Pausen eintragen. Du kannst auch Anträge auf Urlaub, Zeitausgleich oder Krankheitstage eingeben. Wenn du hier deine*n Vorgesetzten markierst, kann diese*r kommentieren, bestätigen oder ablehnen. Als Startup-Gründer*in hast du somit immer einen Überblick.

Vorteile:

• individuell anpassbar
• übersichtlich
• webbasiert

Kosten:

• gratis

spreadsheets.google.com

Wir haben auch eine kostenlose Excel-Vorlage (automatischer Download) für euch, die ihr zur Zeiterfassung verwenden könnt.

Mite – für kleine Teams, die in Projekten arbeiten

Mit Mite könnt ihr nicht nur eure Arbeitszeit aufzeichnen und auswerten, sondern auch zig Kund*innen, Projekte und Leistungen anlegen. So kann man zum Beispiel die Tätigkeit „Texten“ im Projekt „Blog“ für den Kunden „Startup Salzburg“ anlegen. Ebenso können Tätigkeiten mit Stundensätzen und Budgets versehen werden. Die Zeiterfassung wird auch hier manuell oder mit Stoppuhr erfasst. Du kannst dir Reports anzeigen lassen, die diverse Statistiken, Umsatz und Co. auflisten. Das kann dich in der Rechnungslegung unterstützen.

Aber Achtung: Mit Mite können nur die Gesamtzeiten (Stunden und Minuten) aufgezeichnet werden! Das heißt, dass man weder die konkreten Uhrzeiten von Beginn oder Ende der Arbeitszeiten oder der Pausen eingeben kann. Hier braucht ihr also noch ein zusätzliches Tool, mit dem ihr diese Daten erfasst! Denn mit Mite allein erfüllt ihr nicht die gesetzlichen Vorgaben.

Vorteile:

• Kund*innen, Projekte, Budgets, Stundensätze beliebig anlegbar
• Budget in Stunden oder Euro einstellbar, Obergrenzen definierbar
• spezielle Sätze je Leistung oder Kund*in einstellbar
• Unterstützung für die Rechnungslegung
• detaillierte Mitarbeiter*innenberichte (Stunden, Projekte, etc.)
• webbasiert
• einfache Bedienung

Kosten:

• 30 Tage kostenlos testen
• 5 € pro Monat und Nutzer*in

mite.yo.lk

TimeTrack – für alle, die gerne das umfassendste System haben

TimeTrack gibt es in zwei Versionen: eine für Teams in kleinen und mittleren Unternehmen (Enterprise) und eine für Selbstständige (Freelance). Die Funktionen sind sehr umfassend und mehr als nur reine Zeitaufzeichnung: Stempeluhr und manuelle Eingabe für Arbeitszeiten und Projekte, Abwesenheitsverwaltung mit Genehmigungsprozess, online Stundenzettel, flexible Projektberichte, Projektplanung inkl. Aufgaben und Budgets, Projekt-Performance, Teamkalender, Ausgabenerfassung, einfache Rechnungsstellung oder auch offline Zeiterfassung. In der Enterprise-Version kannst du aus drei aufbauenden Abo-Modellen auswählen, wobei jedes andere Funktionen beinhaltet.

In der Freelancer-Version kannst du ebenfalls deine Projektzeiten und -aufwände erfassen und abrechnen – von allen Geräten aus. Es gibt auch eine On-Premise-Version, die auf deinem Firmenserver „sitzt“. Hier kannst du alles individuell anpassen lassen mit allem, was du gerne haben möchtest. Das ist aber eher etwas für wirklich große Startups mit vielen Mitarbeiter*innen 😉

Vorteile:

• erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nach österreichischem, deutschem und Schweizer Recht
• verschiedene Versionen und Abos wählbar
• Stundenzettel
• Abwesenheiten (Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich) erfassbar inklusive Genehmigungsprozess
• Abrechnung von Reisekosten und Projekten
• gibt es auch als App
• Terminal ist möglich
• das wohl umfangreichste Tool, das wir getestet haben

Kosten:

Enterprise-Version

• 14 Tage kostenlos testen
• Standard-Abo: 4 € pro Benutzer*in/Monat (bei jährlicher Zahlung), Version enthält Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung, Ausgabenerfassung, Berechtigungen, Mobile und Web App
• Premium-Abo: 8 € pro Benutzer*in/Monat (bei jährlicher Zahlung), Version enthält alles aus dem Standard-Abo und Projektauswertung, -planung und -performance sowie Management Reports
• Gold-Abo: 10 € pro Benutzer*in/Monat (bei jährlicher Zahlung), Version enthält alles aus dem Premium-Abo sowie Rechnungsstellung und -vorlagen, Integration mit anderen Systemen

Freelance-Versionen:

• TimeTrack Lite App: gratis, jedoch begrenzt auf 50 Zeiteinträge, inklusive Werbung und Popups
• TimeTrack Pro App: 3,49 € (einmalig) mit allen Funktionen
• TimeTrack Cloud: 14 Tage kostenlos testen, danach 34,99 € pro Jahr oder 4,99 € pro Monat, inklusive Echtzeit Synchronisierung und Priority Support

www.timetrackapp.com

Weitere Hilfreiche Onlinetools für dein Startup

Toggl – für kleine Teams, die ein gratis Tool haben möchten

Das Tool hat viele Funktionen, die je nach Version variieren. Grundsätzlich kannst du damit die Arbeitszeiten manuell oder mit Stoppuhr aufzeichnen, Projekte, Leistungen und Stundensätze hinterlegen und vieles mehr. Team Management, PDF- oder XLS-Exporte und mehr sind in der gratis Basis-Version nicht enthalten.

Leider erscheint uns dieses Tool etwas unübersichtlich, es gibt auch keine deutsche Version. Die Pausenzeiten werden nicht zusammengezählt, also wirst du damit nicht alles tracken können, was du in Österreich gesetzlich aufzeichnen musst.

Vorteile:

• verschiedene Modelle wählbar
• Basis-Version ist gratis
• Arbeitszeiterfassung und Projekterfassung
• gibt es auch als App

Kosten:

• 30 Tage kostenlos testen
• Basis-Abo: gratis, für max. fünf Mitglieder, alle Zeiterfassungs-Funktionen, eingeschränkte Projektmanagement-Funktionen
• Starter: 9 USD pro User/Monat, beinhaltet einfache Zeiterfassung und Reporting
• Premium: 18 USD pro User/Monat, alles als dem Starter-Paket und weitere Auswertungen zu Projekten, Mitarbeitern und Co.
• Enterprise: individuelle Preise auf Anfrage, hier kannst du alles nach deinen Wünschen anpassen lassen und bekommst sogar Schulungen

toggl.com

Fazit: Welches Tool passt nun zu deinem Startup?

Zeiterfassungstools gibt es wie Sand am Meer. Aber wie findest du das perfekte Tool, das für dein Startup passt? Unsere Antwort: Wie bei allem im Leben, musst du zuerst wissen, was du willst und wieviel du dafür investieren möchtest. Wie umfangreich soll es sein? Wie viel Geld möchtest du dafür ausgeben? Wie viele Personen werden in Zukunft in deinem Startup arbeiten? Diese und viele weitere Fragen solltest du dir stellen, bevor du dich für ein Tool entscheidest. Wir empfehlen dir außerdem, die kostenlosen Testzeiträume auszunützen!

Je nach Tool musst du anfangs mehr oder weniger Zeit in die auf dein Startup zugeschnittene Konfiguration hineinstecken. Am Ende wird sich das aber lohnen und dir in der Administration viel Arbeit abnehmen. Abgesehen vom Erfüllen der gesetzlichen Richtlinien trägt eine gute Zeiterfassung zur Professionalität deines Startups bei.

(Titelbild: Icons8 Team on Unsplash | alle anderen: Screenshots, Juni 2020)